Как восстановить силы, если вы постоянно перерабатываете, и научиться правильно планировать свой рабочий день? Об этом и многом другом АиФ.ru рассказал психолог Николай Разыграев.
Согласно опросу, проведённому международной консалтинговой компанией EY, в котором приняли участие свыше 9000 сотрудников организаций из восьми стран, 40-часовая рабочая неделя скоро может остаться в прошлом. Всё потому, что многие люди постоянно задерживаются в офисе, часто их рабочий день составляет не 8 часов, а гораздо больше. Причины систематических переработок могут быть самыми разными, одна из них — собственная неорганизованность. Как с ней бороться, Аиф.ru рассказал психолог Николай Разыграев.
Как правильно организовать свой день
Наталья Кожина, АиФ.ru: Николай, согласны ли вы с утверждением, что если человек постоянно задерживается на работе, то он просто неправильно планирует свой рабочий день?
Николай Разыграев: И да, и нет. Здесь могут быть разные причины. Иногда человек просто бессознательно не хочет возвращаться домой, поэтому постоянно сам себе создаёт авралы. Но признаться в том, что происходящее дома не соответствует критериям счастливой жизни, очень сложно, потому проще задержаться на работе. Другая категория вечно задерживающихся людей — это те, кто не увлечён своим делом. Они приходят на работу, только чтобы заработать денег. Но в процессе появляется куча других мелких задачек, на которые такие работники с радостью отвлекаются, чтобы не заниматься скучным и порядком надоевшим делом. Эти люди, как и те, с которых мы начали нашу беседу, бессознательно создают себе определённые условия, в результате у них накапливается множество дел, и когда все коллеги уходят домой, они остаются в офисе. Есть среди нас и те, кто работает на результат, стремится чего-то достигнуть, совмещая два, три и более проектов. Для них важно доказать себе и другим, что они способны на большее, таким людям часто просто не хватает 24 часов в сутки, но им не хватило бы 48, если бы они у них были. И, конечно, не стоит забывать о тех, кто банально не может себя организовать, поскольку не обладает достаточными навыками.
— Давайте поговорим о последних. Какие рекомендации вы можете им дать?
— Во-первых, снижение мелкодробности работы. Когда есть много маленьких задач, внимание часто переключается. В итоге вы вроде бы как целый день что-то делаете, а какого-то значимого результата и продвижения в сторону основной цели не видите. Лучше фокусироваться на одной большой цели и в её рамках выделять какие-то подзадачи.
Ещё я бы порекомендовал немного нормировать текучку. Такие вещи, как, например, проверка почты, не должны отвлекать постоянно. Если вы каждый раз, когда приходит письмо, начинаете его тут же читать и отвечать, то времени на глобальные стратегические задачи часто не остаётся. Письмо может подождать. Ничего страшного не случится, если вы ответите не сразу, а через полчаса.
Когда вы составляете план на день, я рекомендовал бы разделять все задачи несколько категорий. Первая «важные и срочные» — это то, что нужно делать в первую очередь. «Срочные, но неважные» — это и есть текучка, их, вероятно, можно кому-то делегировать. «Несрочные и неважные» — то, от чего вы вполне можете отказаться. «Важные, но несрочные» — это долгосрочные задачи, которые нужно делать, но необязательно в данный момент. Например, вы решили написать книгу, но сделать это можно завтра и послезавтра, просто на подобные задачи необходимо бюджетировать своё время в течение недели: допустим, в среду вечером вы садитесь и пишете книгу.
Избавляемся от «времяпоглотителей»
— Николай, какие вредные привычки больше всего съедают наше время?
— Такие привычки называются «времяпоглотители». Но у каждого человека список таких поглотителей свой. Кого-то так и тянет проверить ленту социальных сетей, кто-то излишне коммуникабелен или через каждые пять минут пьёт кофе и т.д. Для того, чтобы вычислить свои «времяпоглотители», необходимо составить фотографию рабочего дня (хронометраж). Человек в течение каждых 15–30 минут записывает в блокнот, чем он занимался. Эта практика должна длиться неделю или две. Каждый вечер необходимо анализировать, что больше всего занимало ваше рабочее время. На основании этого анализа можно выделить критические «времяпоглотители». Кроме того, эта практика очень хорошо дисциплинирует сама по себе, результаты автоматически начинают улучшаться, потому что мы чаще начинаем задумываться, куда же уходит бесценный капитал нашего времени.
Иногда, когда мы начинаем смотреть на свою фотографию дня, то просто не понимаем, чем мы занимались, например, с 9 утра до 10. Время прошло, а результат никак не померяешь и не пощупаешь. В данном случае речь идёт о так называемых «дырах во времени». Чаще всего они появляются с определённой регулярностью, после обеда или с утра. Когда мы понимаем, что они имеют место быть в нашем рабочем графике, необходимо заполнять их какой-то текущей работой. Например, в это время можно заняться проверкой почты или разобрать документы на столе. Когда мы можем себе позволить не концентрироваться на выполнении стратегической задачи, можно уделить время себе или какому-то несрочному делу.
— Мне кажется, что у многих сотрудников есть такой «времяпоглотитель», как перекур. Как от него избавиться?
— Конечно, курение — зло, и эту привычку просто надо бросать. Как это сделать — тема другой беседы. Но, с другой стороны, я хочу отметить, что эти вечно выходящие на перекур люди в чём-то правы. Лучше всего восстанавливать силы, особенно если человек систематически перерабатывает, возможно только при помощи качественного переключения видов деятельности. Например, если у вас сидячая работа, то лучше встать и пойти прогуляться, подышать свежим воздухом. Если какая-то активная умственная работа, то бессмысленно в обеденный перерыв браться за газетку в надежде отдохнуть, поскольку это очень похожая деятельность и она не даст переключиться и восстановить ресурсы.
Эффективно работаем и отдыхаем
— Значит, законный час обеденного перерыва лучше дробить на мелкие десятиминутные перерывы в течение дня?
— Кроме обеденного перерыва, согласно технике безопасности по работе с компьютером, необходимо раз в час вставать из-за компьютера и переключать внимание на несколько минут (5 минутраз в час или 10 минут в полтора часа). Это тоже наше законное время, которое позволяет сохранить не только глаза, но и ресурсы работоспособности. Если мы не пользуемся им, а сидим с 9 утра и до обеда, то наше внимание будет падать по параболе, потому что мы не восстанавливались, никуда не выходили из-за компьютера. Кстати, первое, что надо планировать в своей рабочей деятельности, — это отдых, потому что от него зависят наши ресурсы.
— Нужно ли хотя бы иногда перерабатывать или это может войти в привычку?
— Перерабатывать нужно в том случае, если на вопрос «Зачем я это делаю?» есть какой-то конкретный, вменяемый ответ. Например, я это делаю, чтобы моё подразделение по итогам квартала получило премию, или чтобы в ближайший год в моей жизни произошёл карьерный рост. Когда есть чёткое понимание, ради чего вы сейчас пожертвуете своим персональным временем, наверное, перерабатывать можно, в этом нет какой-то большой проблемы. Одновременно можно посмотреть, как ведёт себя руководитель, который пытается привлечь вас к такой переработке, находится ли он с вами «в одной лодке» или просто пытается спихнуть на вас свои задачи, которые не успел сделать.
Нужно всегда осознавать собственную ценность и то, зачем мы что-то делаем. Вероятно, вы можете получить за свою сверхурочную работу нематериальный бонус. Но когда мотивом является страх потерять место, надо отдавать себе отчёт, что если вы постоянно живёте с этим чувством, то эффективность вашей работы будет
очень низкой. Если есть страх, задумайтесь, а в том ли месте вы работаете?
— Как восстанавливать силы, если вы вольно или невольно постоянно перерабатываете?
— Хороший метод придумали японцы — короткий сон в течение дня, буквально на 10–15 минут. Такая пауза не выбивает человека из рабочей колеи, как это делает часовой сон. Подремать можно в тот же самый обеденный перерыв в машине или закрыться в переговорной, кабинете. О регулярности и ритмичности отдыха в процессе рабочего дня я уже говорил выше. А ещё есть такая поговорка: «Ложиться спать лучше сегодня, а просыпаться завтра». В идеале наиболее эффективно восстанавливающий глубокий сон длится первые четыре часа, если мы даём себе в эти четыре часа заснуть с 10 до 2, а потом ещё четыре часа просто наслаждаемся быстрыми и красивыми сновидениями, то это позволяет нам на следующий день быть бодрыми и отдохнувшими.
